Los sistemas de RR.HH. deben facilitar el cálculo de retroactivos de la nómina. Un módulo de simulación contribuye a una mayor rapidez y precisión en la tarea, explica en esta columna Jorge Chinome Garzón, Consultor de RH Pro, que dice así:
En la administración de Recursos Humanos, uno de los factores más sensibles es la correcta liquidación de haberes a cada uno de los miembros de la organización. Debido a las numerosas variables que hay que tener en cuenta, muchas veces es necesario volver a realizar cálculos de meses o procesos anteriores, ya sea para corregir un resultado o para incluir datos con los que no se contaba al momento de hacer los pagos. El objetivo es garantizar que las personas reciban los ingresos que les corresponden.
Una herramienta de Simulación permite realizar los ajustes retroactivos con mayor celeridad y menor margen de error, de forma rápida y eficiente.
En una organización esos ajustes pueden suceder por razones muy diversas; algunas, por la dinámica propia del día a día de la organización como, por ejemplo, el registro de “novedades” después del cierre de la liquidación, u horas extra de último momento, premios o comisiones; ascensos, cambios de puesto o de categoría que estaban en proceso de aprobación; o por factores más complejos como ajustes por inflación, fruto de acuerdos colectivos.
Todos estos ajustes implican hacer una comparación de uno o varios ítems teniendo en cuenta el valor que se pagó -o no- en el pasado y el nuevo valor “actual”, fruto del cambio en las bases de cálculo. Dependiendo del cambio que haya que realizar, esta tarea puede llegar a convertirse en todo un reto para el departamento de Recursos Humanos.
Por ejemplo, si se aprueba un ajuste retroactivo de la escala salarial que incluya varios meses anteriores, el área de liquidación de haberes deberá volver a hacer todos los procesos de liquidación de esos meses, caso por caso, y encontrar la/s diferencia/s que sea necesario pagar. En una organización en la que hay que calcular cientos o miles de casos, existe una alta probabilidad de cometer errores. Por eso, el área de Recursos Humanos debe contar con una solución que le permita procesar todos los cálculos correspondientes de manera fácil y rápida, con la mayor precisión.
Más información en: http://www.portinos.com/22793/calculo-de-retroactivos-en-el-area-de-rrhh
La Gestión del Capital Humano, coloquialmente conocida como Gestión de los Recursos Humanos, no sólo se encarga de administrar y gerenciar al personal en cuestiones rígidas y matemáticas. Si bien es cierto que los departamentos de RRHH se encargan de la Liquidación de Haberes, la Gestión de Tiempos y, muchas veces, de la Gestión Presupuestaria, existen cuestiones propias de las Ciencias Humanísticas que también deben considerarse. Por ejemplo, el desempeño.
¿A qué nos referimos con desempeño?
Desempeño es, en pocas palabras, el obrar del personal en cuestión. Cada una de las personas que hacen a la empresa opera según sus propios sueños y objetivos. Y, muchas veces, no son compatibles con las metas de la organización. Esto no quiere decir que el empleado no sea capaz, o efectivo. Pero si ayuda. Desempeño significa analizar los puntos positivos y negativos de cada individuo para poder decidir si éste es conveniente para el grupo de trabajo.
Para solucionar esta problemática es que existen los módulos de Gestión del Desempeño dentro de las plataformas integrales para la Gestión de los Recursos Humanos. El Módulo de Gestión del Desempeño brinda todas las herramientas necesarias para realizar una representación sistemática de los Formularios de Evaluación utilizados, de forma tal que se pueda realizar la carga de las evaluaciones en forma descentralizada en cada uno de los evaluadores existentes.
Otra útil función del Módulo de Gestión del Desempeño es extraer información en forma de reportes o planillas Excel y realizar estadísticas y gráficos de cruzamiento de la información a través de las diferentes estructuras. Además permite:
- Gestionar información en diferentes niveles de acuerdo al tipo de Sección: Competencias, Notas, Objetivos, Planes de Acción, etc.
- Control de la carga de todos los datos obligatorios en línea.
- Capacidad de análisis de los resultados de la Evaluación en forma integrada con el resto de la Gestión de Recursos Humanos.
Para realizar una correcta evaluación de desempeño, es necesario considerar el potencial de las personas para la organización, conocer las competencias que posee y reducir el GAP de modo de que se le pueda asignar un plan de carrera adecuado a los perfiles que posee, la importancia está en gestionar correctamente a las personas, logrando su crecimiento.
La necesidad se centra también en comunicar al empleado qué es lo que se espera de él y a donde apunta su carrera, pudiendo solicitar desde el módulo de Autogestión su participación en los diferentes eventos de capacitación propuestos.
- Administración de cualquier tipo de Formulario de Evaluación.
- Diccionario de competencias configurable por el área de RRHH.
El Módulo de Gestión del Desempeño permite realizar evaluaciones 360°. La configuración de roles permite seleccionar aquellos involucrados dentro de una evaluación de Desempeño y de manera descentralizada por Autogestión que cada rol ingrese para Evaluar. Uno de los módulos de Gestión del Desempeño más destacados es el de la plataforma RH Pro X2, de RH Pro.
Las nubes ya no son sólo aquello que vemos sobre nuestras cabezas cada vez que levantamos la mirada. La revolución informática otorgó un nuevo significado a la palabra Nube, del inglés Cloud, que dista, en sentido estricto pero no figurado, de la significación real.
En la irrestricta búsqueda de “vernos menos las caras”, el Ser Humano ha logrado concentrar gran parte de su carga horaria laboral in-home, mediante la utilización de estrategias o plataformas digitales propias de la era tecnológica que atravesamos. Siempre considerando que, en estos casos, nos referimos particularmente a materiales duros, o Hardware.
Pero, ¿qué sentirían si pudieran trabajar desde su casa con el mismo material que en su oficina sin necesidad de cargar Gigas y Gigas de datos en un Pendrive? ¿Cuán efectivos y productivos seríamos si no tuviéramos que preocuparnos por salvar todos los datos en dispositivos externos o tomarnos el tiempo de mandarlos por correo electrónico? ¿Cuán menos oportunos serían los sectores dañados de un Disco Rígido si esos datos fueran guardados en servidores especializados?
Para contestar todas esas preguntas sólo existe una respuesta: Cloud. Cloud, o en su nombre completo Cloud Computing, es un paradigma que rompe con lo cotidiano. Cloud significa la posibilidad de contar con escritorios remotos accesibles las 24 horas del día los 7 días de la semana sin necesidad de adquirir nuevo Hardware y con la ventaja de depositar grandes cantidades de información sin la necesidad de contar con la capacidad necesaria.
¿Qué significa esto?
Las empresas que comercializan el sistema Cloud cuentan con servidores especializados que les permiten operar todos los días y administrar grandes cantidades de información. Esto, además de una ventaja de comodidad, significa reducir costos significativamente.
El nuevo paradigma Cloud vino para quedarse. La “nube” es utilizada no sólo como método de transferencia o almacenamiento de datos sino que muchas empresas comenzaron a utilizar este sistema para ofrecer servicios varios. Por ejemplo, RH Pro, una reconocida empresa latinoamericana que desarrolla Software para la Gestión de los Recursos Humanos, utiliza el sistema Cloud para ofrecer RH Pro X2 Saas, su Software como servicio.
¿Cómo funciona este tipo de Software?
La empresa en cuestión permite el acceso a sus clientes (generando distintos usuarios) a una porción del sistema Cloud para que estos puedan utilizar su Software sin la necesidad de contar con un hábitat específico, las 24 horas del día los 7 días de la semana y minimizando costos de equipamiento, licenciamiento y almacenamiento de datos. Esto permite que el cliente tenga la tranquilidad de contar con un producto absolutamente accesible sin los miedos lógicos de seguridad y perdida de información.
En tiempos de crisis no hay que desesperar. Mantener la calma nos ayudará a sobrellevar el temporal y llegar a buen puerto. Hay que tomar decisiones que contribuyan a disminuir costos y optimizar recursos e inversiones.
En lo que se refiere a la Gestión de los Recursos Humanos de una organización, existen diferentes alternativas que contribuyen a la optimización de costos, tiempos y recursos, que se valoran muy especialmente en tiempos de crisis.
Tercerización de la Liquidación de Haberes (BPO-Business ProcessOutsourcing)
Uno de los aspectos que se puede tener en cuenta es el pensar en tercerizar la Liquidación de Haberes. Esto se conoce como Business Process Outsourcing (BPO).
El servicio de BPO permite la optimización del tiempo de quienes conforman el área de RR.HH. para que puedan gestionar otras tareas o focalizarse en la administración, dejando que un equipo de profesionales externo se encargue del proceso completo de la liquidación de haberes, presentaciones, entregas de Recibos, etc. sin perder la información de la empresa y manteniendo el control de la operación mediante el acceso a la plataforma Cloud.
Se trata de un trabajo que hay que realizar mes a mes e insume mucho tiempo. En cierta forma, se lo considera un “comodity” dentro de las funciones del sector porque es algo muy operativo, sin embargo el pagar en tiempo y forma es vital para conservar el buen clima dentro de la empresa.
Hasta hace un tiempo, en lo que se refiere a la utilización que le daba el área de Recursos Humanos, el BPO era considerado simplemente un servicio del que se obtenían como resultado final los recibos de haberes de la nómina de una compañía. El proceso era una “caja negra” para la empresa contratante. Esta situación ha ido cambiando, ya que los nuevos Sistemas de Liquidación y RR.HH. junto con las plataformas de Cloud Computing -también llamada “Nube”- ofrecen una solución abierta donde en cada etapa del proceso de liquidación la información puede ser compartida con el cliente y validada on-line para asegurar la calidad y, a la vez, que los resultados finales sean los esperados.
Los costos más importantes que se pueden reducir e incluso anular contratando un Servicio de BPO sobre Cloud Computing son: adquisición de hardware, licencias de software, energía, gastos de seguridad, mantenimiento de hardware y software, costos de exceso de capacidad, de personal técnico, costo de oportunidad y, por último, al no ser una inversión, se puede contabilizar como gasto 100% deducible.
Autogestión
El Módulo de Autogestión también contribuye a un ahorro de tiempos y recursos para la organización, muy en sintonía con la actual tendencia a implementar formatos de Teletrabajo, o trabajo a distancia.
El contar con un módulo de Autogestión contribuye a mejorar y agilizar la Comunicación Interna, tanto desde el punto de vista del empleado como de su jefe y, en última instancia, desde lo que compete al área de Recursos Humanos de la organización. Se llama de “autogestión” porque los procesos de comunicación estandarizados inter e intra-sector puede formalizarlos directamente cada persona desde su puesto de trabajo o bien, en los casos de empresas que habilitan la “Autogestión Mobile”, a través de dispositivos como smartphones o Tablet, PCs con conexión a Internet.
Esta modalidad permite ahorro de tiempo y de recursos, de gente que ya no tendrá que cargar actualizaciones ni elaborar planillas, puesto que cada empleado accede a su perfil y modifica o actualiza lo que corresponda. Así, el equipo del área de RR.HH. puede dedicarse a tareas más específicas del sector.
Módulo de Simulación
En tiempos de crisis, es muy importante contar con presupuestos actualizados. El módulo de Simulación contribuye a una gestión presupuestaria realista y permanentemente actualizada, lo que facilita la planificación de aumentos, por ejemplo, en un escenario de inflación. Asimismo, permite visualizar de antemano lo que la compañía deberá abonar en concepto de impuestos y retenciones.
La funcionalidad de Simulación dentro de la gestión de nómina es una herramienta muy importante en un contexto de crisis. Permite ahorrar tiempo y, a la hora de tomar decisiones, muestra con precisión los datos precisos según una hipótesis dada.
En muchos casos, estas modalidades confluyen en sistemas integrales que facilitan la administración del personal y el Capital Humano. Uno de los Software más reconocido en América Latina es el RH Pro X2, de la empresa RH Pro.
La Gestión Presupuestaria es, lisa y llanamente, la administración del presupuesto de un ente u organización. Esa información deriva exclusivamente del nombre y no es necesario ser demasiado sagaz para entenderlo. Pero, ¿qué es un presupuesto?
La ya conocida, y poco reconocida, enciclopedia libre “Wikipedia” define al presupuesto como “el cálculo y negociación anticipado de los ingresos y egresos de una actividad económica durante un período de tiempo, por lo general en forma anual”. Lamentablemente para los detractores de esta enciclopedia, la explicación no es errónea pero sí escueta.
Esto nos conduce a otras áreas de la gestión presupuestaria. Un presupuesto es también una planificación, con metas y objetivos a cumplir, que nos permiten cerrar esas cuentas de ingresos y egresos en forma positiva, o no. Esto significa que un presupuesto, si bien es estimado y nunca ciento por ciento preciso, dictamina los objetivos a cumplir por cada uno de los eslabones de la cadena productiva. Un desbalance puede ser responsabilidad de cualquiera de esos eslabones.
Es por eso que, en la actualidad, existe una amplia gama de soluciones a estos problemas. El ejemplo más claro es el de los Software para la Gestión de los Recursos Humanos que, en muchos casos, cuentan con un módulo de Gestión Presupuestaria.
Pero, ¿qué tipo de ventajas conllevan estos sistemas?
Un módulo de Gestión Presupuestaria realiza proyecciones según diferentes variables de la nómina de la organización: contempla cambios salariales, ajustes por índices, la incorporación de nuevos empleados o cambios de estructura organizacional.
Gestionar la información es también una necesidad más que importante propia de cada organización. Algunos módulos de Gestión Presupuestaria permiten administrar curvas estacionales para cuando se tienen modificaciones periódicas. Clave a la hora de gestionar el presupuesto del año venidero.
La utilización de estas herramientas Web es claramente provechosa. Estos sistemas permiten realizar la gestión de nómina, simulación de novedades y procesos de nómina para analizar cambios eventuales y Gestión Presupuestaria, para contar con reportes finales de HeadCount, detalle de procesos de nómina y proyecciones anuales simplificando el acceso para la dirección y la toma de decisiones más acertadas. Los ejemplos son muchos, pero el Software de Gestión de Recursos Humanos de RH Pro se destaca hoy en Latinoamérica.
