Caso de éxito: AGCO

AGCO invirtió $135.000 en una herramienta de administración de personal, liquidación de haberes y gestión de tiempos montada en la nube.

AGCO es un fabricante de maquinaria agrícola de origen estadounidense que creció por adquisición de marcas reconocidas. En la Argentina tiene 250 empleados y dos ubicaciones físicas -  una en Haedo, donde está el depósito de repuestos, y otra en General Rodríguez, donde se encuenta su planta -. Hoy fabrica tractores, motores y en el futuro producirá cosechadoras. En 2013 facturó $856 millones.

Su departamento de IT cuenta con tres personas internas y ocho empleados externos, y respondea una estructura regional. Hasta comienzos del 2012 el área de RR.HH. operaba con el sistema PayRoll y tenía tercerizado el servicio de liquidación de haberes. Pero le faltaba una plataforma para administrar al personal de manera integrada (la planificación de las vacaciones, por ejemplo, se llevaba en una planilla), por lo que buscaron una herramienta unificada. 

Tiempo atrás habían evaluado la solución que se usaba en la filial de Brasil (ADP), "pero tenía soporte local y los costos eran más elevados", dice Martín Mouronte, supervisor de Sistemas de AGCO. Así se organizó una compulsa de la que participaron dos proveedores: Lema y RH Pro. "Optamos por esa útilma empresa por un tema de costos. Y su herramienta era compatible con el sistema de control de acceso que teníamos en ese momento (Intelektron). Por otro lado, interactuamos mucho con el sitio de Brasil y con RH Pro se facilitaba hacer la interfaz", dice María del Sol Peixoto, analista de Recursos Humanos de AGCO.

Leonardo Mazzeo, referente de Lema, sostiene que la solución que proveen "puede integrarse con distintos tipos de software y tenemos múltiples casos que dan cuenta de esto. Además, desde que cotizamos en AGCO la herramienta Cloud se desarrolló de tal modo que hoy es muy competitiva en precio y calidad". La solución elegida (RH Pro X2) está programada en ASP, ASP.NET, JavaScript, SilverLight y Visual Basic. "AGCO adquirió sólo algunos módulos. Desde lo tecnológico es una herramienta 100 por ciento web, lo cual nos permite dar el servicio de tercerización de nómina con alta calidad, y la posibilidad de que el cliente acceda con todas las medidas de seguridad para ver sus reportes o dar alta un empleado nuevo. Ellos trabajan en modalidad de nube privada: está todo en el data center sub-contratado por RH Pro para sus clientes. Los temas de infraestructura son responsabilidad de RH Pro, y nosotros brindamos el servicio de liquidación de haberes y el mantenimiento de la implementación", dice Hernán Rossini, gerente Comercial de Vision Outsourcers, el socio de RH Pro, que efectuó la consultoría. 

AGCO procuró que RH Pro (y su socio Vision Outsourcers) le brindaran las mejores prácticas, "Y tratamos de adaptarnos a la herramienta, para que luego fuese más simple obtener nuevas versiones", comenta Mouronte. La tarea demandó cinco meses, durante los cuales "se trabajó mucho en la interfaz para que toda la base de administración del personal pudiera ser cargada en el sistema", agregado Peixoto.

Como AGCO opera bajo la norma Sarbanes Oxley (SOx), "pusimos la aplicación en la nube, tercerizamos los controles y la auditoría de los sistemas, y al mismo tiempo adoptamos toda la seguridad. También buscábamos que ellos se encargaran de implementar todas las modificaciones legales", explica Mouronte. Además del servicio de liquidación de haberes, se contrató el de soporte y consultoría: "Es lo que están haciendo todas las empresas globales - dice Alejandro Piaggio, responsable de Proyectos de IT de AGCO -. los servicios que no son 'core' se tercerizan." En esta etapa se invirtieron $85.000. Además, AGCO paga un canon mensual de $7.800 por el servicio de liquidación de haberes y el mantenimiento. 

Mudanza y nuevo rol

Con la mudanza a una nueva planta (en diciembre 2013), AGCO pasó de tener un rol de importador (ya que hasta allí tercerizaba la producción en un proveedor de Rosario) a fabricar sus productos. Y de ser una firma de 100 empleados, pasaron a ser 250. Hasta ese momento el control de accesos se manejaba con una solución de Intelektron y los resultados se cargaban en RH Pro. "Como hasta entonces había muy poco personal jornalizado (15 personas en el depósito), y con los administrativos los contorles eran más flexibles, no tenía sentido tener algo automatizado. Pero con la nueva planta íbamos a sumar 75 operarios y con ellos el control tendría que ser más exhaustivo; trabajan por convenio y tienen otros conceptos de liquidación como presentismo, viáticos y horas extras - dice Peixoto -. Salimos a buscar distintos sistemas (relojes biométricos y control de puertas) compatibles con RH Pro."

El proveedor sugirió dos opciones: Intelektron y Spec. Además, estaba la opción de usar la misma solución que en Brasil (Ronda). Se optó por Spec, que tiene interfaz automática con RH Pro: "Adquirimos cuatro relojes: tres para la planta y uno para el depósito; pero compramos sólo las licencias de administración de acceso, y la interfaz entre Spec y RH Pro. Para el control de horarios incorporamos el módulo de Gestión de Tiempos de RH Pro", explica Mouronte. 

Este segundo proyecto arrancó en septiembre y se completó en diciembre de 2013, pero se puso en marcha en febrero, con la gente mudada, mientras tanto se hizo un control manual. "Desde Recursos Humanos ingresamos al módulo de gestión de tiempos de RH Pro, importamos y procesamos las registraciones provenientes de Spec. Y la información es enviada para concretar la liquidación de haberes", detalla Peixoto. Para implementar el módulo de gestión de tiempos, AGCO invirtió $30.000 y luego $20.000 para la interfaz entre RH Pro y ADP. También abona un canon mensual de $3.500 por mantenimiento. El presupuesto para los relojes y el control de puertas estaba incluido en el paquete de la construcción de la planta; pero hubo que agregar U$S15.000 en concepto de personalización.

"Lo más complicado fue garantizar que no hubiera ningún bache en el flujo de la información; para eso tuvimos que prestarle mucha atención al desarrollo de la interfaz, refiere Mouronte. "Ahora podemos hacer un manejo integral; tenemos la base de datos de los empleados, las liquidaciones y las registraciones en un único lugar.